Vad gör du istället för att maila känsliga uppgifter?

Vad gör du istället för att maila känsliga kunduppgifter?

10 Oct 2019 in

Vi är vana att skicka elektroniska dokument till samarbetspartners och kunder innehållande affärsinformation. I och med hårdare regleringar och lagstiftningar så som GDPR begränsas möjligheterna till detta.

Att överföra information innehållande känsliga data kräver en kryptering som säkerställer att endast den avsedda mottagaren har möjlighet att ta emot informationen.

Det vanligaste sättet att utbyta information mellan organisationer är idag genom epost. Mail baseras i grunden på en föråldrad teknik som enkelt kan hackas. Dessutom gör den mänskliga faktorn att många mail kommer på avvägar. Ett mail kan mycket enkelt råka komma till helt fel mottagare även utan att någon försökt att ställa till problem.

Alternativ till att skicka information okrypterat i mail kan vara att införa olika former av krypteringslösningar som gör att innehållet i mailet inte kan läsas av någon annan än den avsedda mottagaren. Detta ställer dock krav på att sändare och mottagare först kommit överens om hur detta ska gå till och kan innebära att arbetet uppfattas som betydligt mera besvärligt.

Använd kundportalen istället för mail

Kundportal

Ett bra alternativ till att använda mail för att skicka känslig information är att låta informationen ligga kvar i en kundportal. Kundportalen gör att endast anställda på företaget och användare hos kunden kan logga in via en säker inloggning och då komma åt informationen.

Detta gör att det går att begränsa att informationen inte råkar skickas till fel person eller av misstag vidarebefordras av mottagaren.

Om kundportalen är utformad så att all kommunikation sker via SSL (krypterad webbtrafik) säkerställs även att den inte kan avlyssnas.

Ytterligare en effekt som åstadkoms med denna teknik är att det enklare går att säkerställa att det är den senaste versionen av informationen som användaren når. I stället för att maila ut nya versioner av dokument vilka då riskerar att missuppfattas så skapas en tydlighet i att den senaste dokumentationen finns i kundportalen.

Avisering via mail

Avisering via mail

Men hur ska användare då veta att det finns ny information att hämta i kundportalen? Invändningen kan vara att kunden kan ju inte förväntas logga in för att kolla om det finns nya eller uppdaterade dokument hela tiden?!

Använd därför mailen för att avisera att det finns ny information, utan att för den delen skicka den känsliga informationen okrypterat. Aviseringen bör skickas automatiskt till de som behöver veta att den blivit uppdaterad. En möjlighet kan vara att låta användaren själv ange hur de vill bli aviserade om förändringar i form av periodicitet etc.

Viktigt är att mailet inte innehåller den hemliga informationen utan bara information om att det skett en uppdatering. I mailet finns en länk direkt till informationen i kundportalen som gör att kunden med ett enkelt klick får upp kundportalen i sin webbläsare med det aktuella dokumentet framme.

Dubbelriktad kommunikation

Kommunikationen mellan er och kunden går givetvis att säkras upp åt båda håll. Även då kunden ska tillhandahålla känslig information för leverantören nyttjas kundportalen för att ladda upp detta. Det kan exempelvis ske i form av skyddade diskussionsforum, filareor per projekt eller i form av en strukturerad ärendehantering.

Genom att konsekvent använda kundportalen för att överföra information som kan vara känslig, minimeras risken för felaktig spridning samt möjliggör en praktisk åtlydnad av regelverk, så som GDPR etc. Korrekt utformad innebär tydligheten i kundportalen inte bara en ökad säkerhet utan också ett betydligt smidigare samarbete.

Bättre ordning med en strukturerad informationshantering

Det blir också svårt att skapa en struktur i mailen då vi har allt fler kontaktytor. Tänk dig att informationen du skickar till kunden missas i det övriga bruset eller om det viktiga mailet är svårt att hitta bland alla andra. 

Överfull mailbox

Med en strukturerad informationshantering där kunden finner allt som har att göra med relationen med ert företag, organiserat utifrån er affär, blir det enkelt att hitta igen information. Samtidigt blir det betydligt enklare för er på företaget att säkerställa att ni tar tillvara på kundens information på bästa sätt om det organiseras per beställning, projekt, ärende eller liknande. Ni blir inte heller beroende av att vidarebefordra mail eller lägga till mottagare som cc i onödan, vilket annars riskerar att ytterligare öka på oordningen i mailboxarna.

Säkra grupper

Ofta sker samarbete mellan organisationer i form av grupper med flera personer i respektive organisation. I det fall mail skickas med information som sedan vidarebefordras internt, är risken att alla inte får den senaste informationen. Alternativt att användare som endast har ett visst intresse översvämmas med mail, som de just då, inte har intresse av.

Läs mer om hur GDPR påverkar din kundportal

7 effektmål vid införande av kundportal inom B2B

 

Vill du se hur kunder kan uppfatta en kommunikationslösning som inte baseras på mail?

Bizzjoiner kundportal

PROVKÖR BIZZJOINER KUNDPORTAL SOM EN KUND